Se o seu desafio é sobre
como organizar documentos de uma empresa, você chegou ao artigo certo. Essa tarefa, denominada
gestão de documentos, é exaustiva. Principalmente se ficar a cargo de um só colaborador ou não tiver auxílio de sistemas, mas
a Econform tem algumas dicas para compartilhar!
Afinal, o que é gestão de documentos?
Toda organização, independente do porte, necessita de uma série de
documentos e licenças para funcionar. Além disso, com o passar do tempo, mais arquivos são acumulados para o bom
funcionamento da empresa. Sendo assim, a gestão de documentos trata-se de
medidas e ações com objetivo de organizar os documentos, físicos ou digitais, essenciais à manutenção e existência da empresa.
Com os arquivos organizados, é possível desenvolver de forma mais produtiva o acompanhamento da organização, como por exemplo, a
validade de licenças e o
pagamento de tributos.
Como organizar documentos de uma empresa?
Para conseguir organizar documentos de uma empresa, ou seja, manter uma gestão de arquivos eficaz, é preciso que o responsável esteja atento aos
três pilares desta atividade. Confira abaixo quais são eles:
Evitar danos
Ao lidar com documentos, é preciso garantir que eles não corram riscos. O que isso significa? No caso de documentos físicos, é necessário
proteger os arquivos em local seguro e que não haja danos em seus materiais, como por exemplo, o aparecimento de manchas, fungos ou furos causados por traças.
Já em relação aos documentos virtuais, é imprescindível
segurança digital, afinal documentos internos podem ser considerados
informações sensíveis. Neste caso, significa manter os computadores com antivírus, para não correr o risco de corromper, e as pastas com senhas.
Manter um padrão
De nada adianta organizar toda a papelada se não houver um
padrão bem definido para os arquivos empresariais. O ideal é que esse padrão também esteja definido em um documento com as
regras claras e detalhadas, de fácil acesso aos
funcionários que executam ou podem executar a função.
Acesso facilitado
Se estamos falando de inúmeros arquivos, é bem provável que inúmeras pessoas precisem ter acesso aos documentos. Por isso, esse acesso precisa ser facilitado, a fim de evitar dores de cabeça no ambiente organizacional. Mas, atenção:
isso não significa abrir mão da segurança.
Em resumo, os
colaboradores autorizados precisam conseguir o acesso, a retirada ou inserção de arquivos sem maiores transtornos. Isso pode funcionar com
planilhas de controle e registro, ou até mesmo
senhas de acesso, em caso de sistemas digitais.
6 dicas para executar a gestão de documentos
1 - Organização
É o primeiro passo para os arquivos físicos que, em geral, dão mais trabalho. Use a padronização para guardá-los e lembre de dicas básicas, como separação por tipo (boleto, licença, etc) ou ordem alfabética.
2 - Padronização
Manter um padrão, como já mencionado neste artigo, facilita o arquivamento diário e o repasse da função para outros. Então, faça planilhas com informações sobre cada arquivos, onde podem ser localizados e mantenha essa organização por algum tempo. Uma boa dica é observar a importância de cada documento, identificar o que precisa ser digitalizado ou não, e separá-los em níveis.
3 - Tempo
Gerir documentos não é só guardá-los e ficar longe deles, não é mesmo? Em muitos casos, estamos falando de contas ou licenças que possuem prazos e validade. Assim, é preciso ter atenção e acompanhar tais arquivos para não deixar as ações necessárias de lado, evitando pagamento de multas ou até mesmo irregularidades legais.
Além disso, a validade também diz respeito ao tempo máximo que é necessário armazenar um documento. Para evitar acúmulo de papel ou arquivos digitais,
mantenha-se informado sobre por quanto tempo é preciso guardá-los.
4 - Digitalização e backup
Pode dar trabalho, mas um arquivo digitalizado é segurança redobrada. No mundo cada vez mais tecnológico, em algum momento esse processo terá que ser feito. Que tal, então, iniciar a digitalização de todos os documentos de forma organizada e padronizada? Assim, não será preciso fazer às pressas.
Além disso,
a digitalização serve também como um
backup para arquivos físicos. Já para os arquivos digitais, é necessário
ter sempre uma ou duas
cópias na nuvem ou em outros computadores. Afinal, erros e problemas podem acontecer, e o segredo é estar preparado!
5 - Rotina e regras
Imagine que você já conseguiu organizar absolutamente todos os documentos da
sua empresa — ufa, que alívio! Mas nós sabemos que eles não param de chegar, então é preciso manter uma rotina de arquivamento e regras.
Sendo assim,
defina os dias para guardar e digitalizá-los, bem como o registro diário de acesso e retirada. Não se esqueça também de criar um
padrão de nomeação para os arquivos, físicos ou virtuais, pois isso facilitará no momento de buscar por algum documento.
6 - Terceirização de processos
Se você é o único responsável na sua empresa pela gestão de documentos, é bem provável que esteja sobrecarregado. Mas, você sabia que é possível terceirizar alguns destes processos com empresas de confiança?
Atualmente, existem softwares que podem ser contratados ou adquiridos gratuitamente para mostrar como organizar os documentos de uma empresa. Além disso, existem negócios especializados, por exemplo, na digitalização e arquivamento virtual.
Por fim, um tipo de serviço extremamente útil é a
gestão completa de licenças. Com a sobrecarga de funções, ou por descuido, muitas empresas
sofrem com multas ou tornam-se irregulares por não quitarem ou renovarem licenças essenciais ao funcionamento da organização.
Sua empresa está precisando de ajuda nesta tarefa? Então, entre em contato agora mesmo com os especialistas da Econform e confira as soluções que temos para você!
